IT im Betrieb
DMS (Dokumentenmanagement)
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) legt Dokumente digital, geordnet und durchsuchbar ab, vom Posteingang bis zur Archivierung.
In vielen Betrieben liegen Dokumente verstreut: Rechnungen in einem Ordner am Server, Verträge in Papiermappen, Schriftverkehr in einzelnen Postfächern. Ein DMS führt das an einem Ort zusammen. Jedes Dokument bekommt Merkmale wie Kunde, Datum, Belegart oder Projekt und ist darüber sofort wiederzufinden.
Der Weg eines Schriftstücks sieht oft so aus: Die Post wird eingescannt, die Software erkennt den Text und schlägt vor, zu welchem Kunden und Vorgang der Brief gehört. Eine Eingangsrechnung wandert danach zur Freigabe an die Chefin und weiter in die Buchhaltung, ohne dass jemand Papier über den Gang trägt. Die Volltextsuche findet auch den Brief, in dem ein bestimmtes Wort vorkommt.
Eine große Rolle spielt die Aufbewahrungspflicht. Ein gutes DMS speichert Belege so, dass sie während der Frist nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können, und entfernt sie danach nach den Regeln Ihres Löschkonzepts. Mit der E-Rechnung kommen ohnehin immer mehr Belege ausschließlich digital an.
Wichtig ist eine durchdachte Rechtevergabe, damit etwa Personalakten nur für befugte Personen sichtbar sind.
Für Ihren Betrieb
Bevor Sie ein DMS auswählen, legen Sie fest, welche Dokumentarten wie abgelegt werden sollen. Die Ordnung muss vorher stehen, die Software setzt sie nur um.