IT im Betrieb
SharePoint und OneDrive
SharePoint und OneDrive sind die Dateiablagen in Microsoft 365: OneDrive für eigene Dateien, SharePoint für gemeinsame Ablagen.
OneDrive ist der persönliche Speicherplatz jedes Mitarbeiters in der Microsoft-Cloud. Dokumente, die dort liegen, sind am Bürocomputer, am Laptop und am Handy verfügbar. Geht ein Gerät kaputt, sind die Dateien weiterhin vorhanden.
SharePoint dient für gemeinsame Ablagen und ersetzt in vielen Betrieben das klassische Netzlaufwerk am Server. Eine Kanzlei legt etwa je eine Ablage für Mandantenakten, Buchhaltung und Vorlagen an und bestimmt für jede, wer lesen und wer ändern darf. Im Explorer am Computer erscheinen die Ordner fast wie gewohnte Laufwerke.
Beide heben ältere Fassungen einer Datei auf, man spricht von Versionierung. Hat jemand versehentlich etwas überschrieben, holt man den Stand vom Vortag zurück. Ein vollständiges Backup ersetzt das allerdings nicht. Werden größere Mengen gelöscht, ob durch einen Angreifer oder aus Versehen, sind die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Papierkorb endgültig verloren.
Ein häufiger Stolperstein sind Freigabelinks. Mit wenigen Klicks ist eine Datei für jeden geöffnet, der den Link kennt. Solche Links sollten bewusst und mit Ablaufdatum vergeben werden.
Für Ihren Betrieb
Klären Sie, ob Ihre Daten aus SharePoint und OneDrive auch in einer eigenen Sicherung außerhalb von Microsoft landen, und ob Freigaben an Personen außerhalb des Betriebs überhaupt erlaubt sein sollen.