IT im Betrieb
IT-Dokumentation
Die IT-Dokumentation hält fest, welche Geräte, Programme, Zugänge und Einstellungen es im Betrieb gibt und wie sie zusammenhängen.
Eine IT-Dokumentation ist der Bauplan Ihrer IT. Darin steht, welche Server und Computer vorhanden sind, wie das Netzwerk aufgebaut ist, welche Programme laufen, wo die Lizenzen liegen, wer welche Rechte hat und wie die Datensicherung eingerichtet ist. Zugangsdaten gehören verschlüsselt dazu, etwa in einem Passwortmanager.
Ihren Wert erkennt man meist erst, wenn sie fehlt. Der langjährige Betreuer geht in Pension, der Kollege mit dem ganzen Wissen im Kopf ist krank, oder mitten in der Nacht fällt der Server aus. Ohne Unterlagen muss ein Techniker erst mühsam herausfinden, wie alles verbunden ist, und das kostet Zeit genau dann, wenn sie am knappsten ist.
Für den IT-Notfallplan ist die Dokumentation die Grundlage. Auch Vorgaben wie NIS2 und Cyberversicherungen setzen voraus, dass ein Betrieb weiß, was er besitzt und wie es geschützt ist.
Eine Dokumentation ist nur so gut wie ihr letzter Stand. Sie sollte bei jeder Änderung nachgezogen werden und an einem Ort liegen, der auch bei einem Ausfall der eigenen Systeme erreichbar bleibt.
Für Ihren Betrieb
Bitten Sie Ihren IT-Dienstleister, Ihnen die Dokumentation Ihrer Umgebung auszuhändigen, und prüfen Sie, ob sich ein fremder Techniker damit zurechtfinden würde.