Gesetze und Normen
Aufbewahrungspflicht
Die gesetzliche Pflicht, Bücher, Belege und Geschäftspapiere vollständig und unverändert aufzuheben, in Österreich grundsätzlich sieben Jahre.
Unternehmer in Österreich müssen ihre Buchhaltung und alles, was dazugehört, grundsätzlich sieben Jahre lang aufbewahren. So verlangt es die Bundesabgabenordnung (BAO). Dazu zählen Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Lieferscheine und die Geschäftskorrespondenz. In einzelnen Fällen gilt eine längere Frist, etwa solange die Unterlagen für ein laufendes Verfahren gebraucht werden.
Das betrifft ausdrücklich auch geschäftliche E-Mails. Eine Auftragsbestätigung, die als E-Mail hereinkommt, ist ein Geschäftsbrief und muss genauso aufgehoben werden wie ein Schreiben auf Papier. Wer Postfächer regelmäßig ausmistet oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters dessen Konto löscht, kann damit unbemerkt gegen die Pflicht verstoßen.
Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, unverändert und über die ganze Frist lesbar bleiben. Ein Ordner auf dem Desktop eines einzelnen PCs erfüllt das kaum. Eine E-Mail-Archivierung und ein Dokumentenmanagement lösen das sauberer.
Für Ihren Betrieb
Prüfen Sie, was mit dem Postfach passiert, wenn jemand den Betrieb verlässt. Wird es gelöscht, ohne dass die Mails archiviert sind, fehlen Ihnen möglicherweise Geschäftsbriefe.