Gesetze und Normen
Löschkonzept
Ein schriftlicher Plan, welche Daten ein Betrieb wie lange aufbewahrt und wann und wie sie gelöscht werden.
Die DSGVO erlaubt es, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck nötig ist. Ein abgelehnter Bewerber, ein Interessent, der nie Kunde wurde, ein ehemaliger Mitarbeiter: Irgendwann fällt der Grund weg, die Daten zu behalten. Ein Löschkonzept legt fest, wann dieser Zeitpunkt erreicht ist.
In der Praxis ist das eine Tabelle. Je Datenart steht darin, wo die Daten liegen, warum sie gespeichert werden, wie lange sie bleiben und wer das Löschen anstößt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten haben dabei Vorrang: Eine Rechnung darf nicht gelöscht werden, nur weil der Kunde das wünscht.
Die Schwierigkeit liegt in den vielen Ablageorten. Kundendaten stecken in der Warenwirtschaft, in Postfächern, auf Netzlaufwerken, in Excel-Listen am Desktop und in jedem Backup. Bei Sicherungen genügt es meist, dass alte Stände nach einer festgelegten Zeit automatisch überschrieben werden und gelöschte Daten nach einer Wiederherstellung nicht wieder in Umlauf kommen.
Für Ihren Betrieb
Beginnen Sie mit einer Datenart, zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, und regeln Sie dort Frist, Ablageort und Zuständigkeit. Der Rest folgt nach dem gleichen Muster.