Gesetze und Normen
E-Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das die Buchhaltungssoftware des Empfängers direkt einlesen kann, ohne Abtippen.
Eine E-Rechnung im engeren Sinn ist keine PDF-Datei. Ein PDF ist ein Bild der Rechnung, das ein Mensch lesen kann. Eine E-Rechnung dagegen ist ein Datensatz in einem festgelegten Format, meist XML, in dem jede Angabe ihr eigenes Feld hat: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Bankverbindung. Die Software des Empfängers übernimmt die Werte automatisch.
In Österreich müssen Lieferanten des Bundes seit 2014 ihre Rechnungen in dieser strukturierten Form einbringen, ein Papier oder ein PDF wird dort nicht angenommen. Ein Tischler, der eine Bundesschule beliefert, oder ein IT-Händler mit einem Ministerium als Kunden kennt das bereits.
Auf EU-Ebene wird die E-Rechnung auch zwischen Unternehmen schrittweise zum Standard. Wann genau welche Pflichten für Betriebe in Österreich kommen, ist noch offen. Für die Vorbereitung lohnt ein Blick auf das eigene ERP-System oder Rechnungsprogramm: Kann es strukturierte Rechnungen erzeugen und empfangen? Beim Aufheben gilt für E-Rechnungen dieselbe Aufbewahrungspflicht wie für Papier.
Für Ihren Betrieb
Fragen Sie den Hersteller Ihrer Rechnungssoftware, welche E-Rechnungsformate sie heute schon ausgeben und einlesen kann.