IT im Betrieb
Lizenzmanagement
Lizenzmanagement bedeutet, den Überblick zu behalten, welche Software ein Betrieb nutzen darf, auf wie vielen Geräten und wie lange.
Software kauft man in der Regel nicht im eigentlichen Sinn, man erwirbt ein Nutzungsrecht, die Lizenz. Darin steht, wie viele Personen oder Geräte ein Programm verwenden dürfen und ob das Recht dauerhaft gilt oder als Abo laufend verlängert wird. Lizenzmanagement sorgt dafür, dass diese Rechte zum tatsächlichen Einsatz passen.
Im Alltag gerät das schnell durcheinander. Ein Mitarbeiter verlässt den Betrieb, sein Abo läuft weiter. Eine Testversion wird nach der Probephase stillschweigend kostenpflichtig. Ein Programm ist auf mehr Computern installiert, als Lizenzen gekauft wurden. Im ersten Fall zahlt man zu viel, im letzten drohen bei einer Prüfung durch den Hersteller Nachforderungen.
Grundlage ist ein aktuelles IT-Inventar: Welche Geräte gibt es, welche Programme laufen darauf, welche Konten gehören wem. In Microsoft 365 und ähnlichen Abo-Diensten lassen sich Lizenzen in einer Verwaltungsoberfläche zuweisen und wieder entziehen.
Auch die Sicherheit profitiert davon. Wer weiß, welche Software im Einsatz ist, bemerkt rechtzeitig, wenn für ein Programm das Support-Ende naht und bald keine Updates mehr kommen.
Für Ihren Betrieb
Arbeiten Sie beim Austritt eines Mitarbeiters eine feste Liste ab: Konten sperren, Lizenzen freigeben, Abos kündigen. Einmal im Jahr lohnt ein Abgleich, ob alle bezahlten Lizenzen noch gebraucht werden.