Datensicherung und Notfall
Versionierung
Funktion, die ältere Stände einer Datei aufbewahrt, sodass man zu einer früheren Fassung zurückkehren kann.
Bei der Versionierung wird eine Datei beim Speichern nicht einfach überschrieben. Das System hebt die vorherigen Fassungen auf, oft mit Datum, Uhrzeit und dem Namen der Person, die geändert hat. Wer ein Angebot versehentlich zerstört oder eine Tabelle mit falschen Zahlen gefüllt hat, holt sich mit wenigen Klicks den Stand von gestern zurück.
Viele Speicherorte bieten das von Haus aus, etwa SharePoint und OneDrive, ein NAS oder ein Dokumentenmanagement-System. Auch Windows-Dateiserver können ältere Stände über sogenannte Schattenkopien bereitstellen. Wie viele Versionen aufbewahrt werden und wie lange, hängt von der Einstellung ab.
Im Büroalltag ist die Versionierung oft die schnellste Rettung, deutlich schneller als eine Rücksicherung aus dem Backup. Sie hilft auch, wenn Schadsoftware eine Datei verschlüsselt hat, solange die alten Versionen unangetastet bleiben. Allerdings liegt die Versionierung meist auf demselben System wie die Datei selbst. Fällt dieses aus oder wird es gezielt angegriffen, braucht es ein getrenntes Backup.
Für Ihren Betrieb
Probieren Sie es mit einer Testdatei aus: Ändern Sie sie und stellen Sie den alten Stand selbst wieder her. Wer das einmal geübt hat, bleibt im Ernstfall gelassen.