Datensicherung und Notfall
E-Mail-Archivierung
Das automatische, manipulationssichere Aufbewahren aller ein- und ausgehenden E-Mails, damit sie über Jahre vollständig auffindbar bleiben.
Bei der E-Mail-Archivierung wird jede Nachricht beim Senden oder Empfangen automatisch in ein eigenes Archiv kopiert. Dort ist sie vor Löschung und Veränderung geschützt, auch wenn ein Mitarbeiter sie aus seinem Postfach entfernt. Über eine Suchfunktion lassen sich alte Mails später schnell wiederfinden.
In Österreich gilt für Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. E-Mails mit Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen gehören dazu. Bei einer Betriebsprüfung oder in einem Rechtsstreit müssen sie vollständig vorgelegt werden können.
Ein Archiv ist kein Ersatz für ein Backup des Mailservers, und ein Backup ist kein Archiv: Sicherungen werden irgendwann überschrieben und lassen sich schlecht durchsuchen. In Microsoft 365 gibt es eigene Aufbewahrungsfunktionen, die aber richtig eingerichtet sein müssen. Gleichzeitig ist die DSGVO zu beachten: Was archiviert wird, muss geschützt und nach Ablauf der Fristen gelöscht werden.
Für Ihren Betrieb
Prüfen Sie, ob eine gelöschte E-Mail von vor drei Jahren bei Ihnen wiederauffindbar wäre. Wenn nicht, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und Ihrem IT-Betreuer über ein Archiv.