Netzwerk und Internet
IMAP, POP3 und SMTP
Drei Verfahren für E-Mails: SMTP verschickt Nachrichten, IMAP und POP3 holen sie vom Server ab, jeweils auf andere Art.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist der Briefträger. Es bringt eine Nachricht vom Mailprogramm zum Mailserver und von dort weiter zum Server des Empfängers. Zum Lesen braucht es ein zweites Verfahren.
IMAP lässt die E-Mails auf dem Server liegen und gleicht nur ab, was am Gerät angezeigt wird. Liest die Sekretärin eine Nachricht am PC, erscheint sie am Handy ebenfalls als gelesen. Ordner, Entwürfe und gesendete Objekte sind überall gleich. POP3 ist das ältere Verfahren: Es lädt die Mails auf ein einzelnes Gerät herunter und löscht sie am Server oft gleich. Geht dieses Gerät kaputt, sind die Mails weg, sofern kein Backup existiert.
In Betrieben mit Microsoft 365 oder Exchange läuft der Abgleich meist über eigene Verfahren, die zusätzlich Kalender und Kontakte synchronisieren. IMAP und POP3 werden dort oft nur noch von alten Programmen oder Geräten wie Scannern verwendet. Wichtig ist bei allen drei Verfahren, dass die Verbindung verschlüsselt ist. Ältere Anmeldungen per IMAP oder POP3 unterstützen außerdem häufig keine Mehrfaktor-Anmeldung und sind daher ein beliebtes Ziel.
Für Ihren Betrieb
Wird in Ihrem Betrieb noch irgendwo POP3 verwendet, klären Sie, ob die Mails dabei nur auf einem einzelnen PC liegen und ob dieser gesichert wird.